С 1 января 2023 года работникам больше не нужно выдавать при увольнении два документа: справку о заработке по форме № 182н и выписку из отчета СЗВ-М. Объясняем почему. Какие документы по-прежнему нужно выдать, смотрите в табл. 1. А что грозит за невыдачу, узнаете из табл. 2.
1. Какие документы и по какой форме выдавать.
Обязательно в день увольнения работнику выдаются:
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Форму СТД-Р выдавайте тем, кто отказался от трудовой на бумаге, для остальных подготовьте бумажную трудовую книжку;
- Расчетный листок. Его выдают при выплате, в том числе, последней зарплаты. Форма документа произвольная;
- Сведения о стаже и копии разделов 3 из расчетов по страховым взносам. Подготовьте данные только по тому сотруднику, который увольняется. При этом не выдавайте выписки за те периоды, за которые вы уже отчитались.
По заявлению работника выдаются:
Справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ). Если сотрудник запросит такой документ, выдайте его в день увольнения. Подскажите работнику, что справки за прошлые годы можно получить из личного кабинета на сайте ФНС;
Справка о заработке для службы занятости. Типовая форма бланка есть в письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5. Однако в большинстве случаев справка от работодателя не нужна. Заработок рассчитает сам центр занятости на основании сведений о доходах по последнему месту работы, на которые начислены взносы;
Любые документы по работе: копия приказа о приеме на работу, об увольнении, о переводах и т. д. Копию можно заверить с помощью штампа (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)
2. Что грозит, если не выдать сотруднику обязательные документы или опоздать с необязательными?
Штраф грозит:
- Компании - до 50 тыс. руб. и до 70 тыс. руб. за повторное нарушение (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП). В случае задержки выдачи трудовой книжки или формы СТД-Р придется возместить работнику весь не полученный им заработок (ст. 234 ТК);
- Работнику, который отвечает за выдачу документов уволенным - до 5 тыс. руб. и до 20 тыс. руб. за повторное нарушение (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП). Дисциплинарное взыскание, возмещение расходов компании (ч. 1 ст. 192 и ч. 1 ст. 238 ТК)
3. Справка по форме № 182н
Работодатели больше не обязаны выдавать справку о заработке, которая была нужна для расчета пособий (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Сведения о заработке для расчета пособий Соцфонд получит сам, а работодатель — от фонда. Ведь компании по-прежнему нужно оплачивать первые три дня по больничному листу. Причем с этого года не только работникам, но еще и подрядчикам, которые в 2022 году трудились по трудовому договору.
Сведения о зарплате работодатели будут представлять налоговикам, а те — передавать информацию в Социальный фонд. У нового фонда появится собственная информационная система — Единая цифровая платформа (ГИС «ЕЦП»), которая будет связана с порталом «Госуслуги».
В 2023 году по-прежнему направляйте в Соцфонд по его запросу сведения о заработке сотрудника за 2021 и 2022 годы. Так нам пояснили в СФР (подробнее об этом читайте в интервью на с. 40). Эта информация у компаний есть из справок, выданных до 2023 года.
4. Выписка из формы СЗВ-М
С этого года форма СЗВ-М отменена. Последний раз вы подадите ее не позднее 16 января (перенос с 15 января). Выдавать работникам выписку из нее требовала статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Сама норма осталась, и она по-прежнему требует выдавать сотрудникам документы персучета, но касается это теперь только сведений о стаже и разделов 3 РСВ.
В Законе № 27-ФЗ больше нет обязанности заполнять СЗВ-М. Ежемесячно не позднее 25-го числа вы будете подавать в налоговую инспекцию персонифицированные сведения о физлицах (п. 7 ст. 431 НК). Но выдавать при увольнении сведения из этого отчета не нужно.
5. Какие документы нужно выдать
Основные документы, которые по-прежнему нужно выдавать работникам при увольнении, перечислены в п 1.
Сведения о трудовой деятельности. Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, при увольнении выдайте ее. Если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, тогда подготовьте для него СТД-Р. При этом используйте актуальную форму документа.
Сведения о стаже. Подготовьте для сотрудника выписку, но не за весь период работы в компании, а за период с начала года и по день увольнения. Данные за 2023 год возьмите из нового подраздела 1.2 формы ЕФС-1. Также сделайте для работника копию разделов 3 формы РСВ за тот период, за который компания еще не отчиталась.
Справка о доходах. Это аналог 2-НДФЛ. Выдают ее по заявлению сотрудника. Если работник ее не просит, можете не выдавать.
© Материал из БСС «Система Главбух». Лидия Бочкова, эксперт журнала «Зарплата»
Подробнее по ссылке