Статьи | Гарантийный фонд Ростовской области

Пояснения в налоговую инспекцию: как составить и подать


В этом материале мы расскажем, зачем компании и ИП составляют пояснения в налоговую инспекцию, что в них указывают и как подают. Вы также можете скачать образцы пояснений, чтобы использовать в работе.

Наш автор сегодня Елена Белова - Эксперт Системы Генеральный Директор, юрист, аудитор.

Когда составлять пояснения для налоговой инспекции


Налоговые инспекторы продолжают контролировать организации и ИП даже в условиях пандемии коронавируса. Чиновники оценивают необходимость выездных проверок в том числе на основе пояснений от налогоплательщиков.
Камеральные налоговые проверки инспекторы проводят регулярно. В ходе этого способа контроля они запрашивают устные и письменные пояснения. Пояснения в ходе камеральной налоговой проверки чиновники потребуют сдать в течение пяти дней на основании пунктов 3 и 6 статьи 88 НК.
В некоторых случаях инспекция вправе направлять требование, если нет ни камеральных, ни выездных проверок ни у вас, ни у контрагента. Например, инспекторы вправе требовать документы или информацию о любой сделке у ее участников или других лиц, которые располагают такими данными (п. 2 ст. 93.1 НК). Они могут сделать это, в частности, чтобы подтвердить или опровергнуть реальность исполнения заключенного договора.
У компаний, которые перешли на налоговый мониторинг, инспекция вправе запрашивать документы и информацию, связанную с расчетом и уплатой налогов, требовать пояснения, привлекать к мониторингу экспертов и специалистов (п. 1–3 ст. 105.29 НК).

Сроки предоставления ответов на требования о предоставлении пояснений:


По общему правилу составляют пять дней с даты, когда получено требование (п. 3 ст. 88 НК). При отправке требования инспекцией по почте срок ответа – 11 дней с даты, когда инспекция отправила требование (п. 4 ст. 31, п. 3 ст. 88 НК).
При налоговом мониторинге составляют 10 дней (п. 5 ст. 105.29 НК).
Отсчет срока начинают на следующий день за днем фактического вручения указанного требования (п. 2 ст. 6.1 НК).

СИТУАЦИЯ

В каких ситуациях налоговая инспекция может потребовать у налогоплательщиков пояснения


Инспекторы должны составить требование о предоставлении пояснений по форме из приложения 4 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628. Чиновники опишут основание, на котором выпускают требование, и предложат пояснить расхождения или причины отражения операций. Проверьте, чтобы требование инспекторов соответствовало официальной форме и содержало все необходимые реквизиты.

Внимание

Не игнорируйте требования налоговиков, иначе – штраф

За отсутствие ответа вас могут наказать штрафом 5000 руб. по статье 129.1 НК.
В случае повторного нарушения в течение календарного года штраф вырастет до 20 000 руб., также могут наказать за каждый непредставленный документ по 200 руб. (ст. 126 НК).
Если вы не сдадите пояснения, помимо штрафов вам грозит повышенный риск выездной, а также доначисления налогов по текущей камеральной проверке. Инспекторы не получат объяснения расхождениям или подтверждения льготы и сочтут их неправомерными.

Совет

Давайте пояснения при выездной проверке, чтобы избежать споров

Предоставлять пояснения во время выездной проверки – это право, а не обязанность организации (подп. 7 п. 1 ст. 21, ст. 23 НК). Используйте эту возможность, чтобы доказать инспекторам, где они не правы. В дальнейшем пояснения могут уберечь организацию от споров с ИФНС.
Кроме письменных пояснений, в ходе проверки инспекторы могут потребовать и устных (подп. 4 п. 1 ст. 31 НК). Вас вызовут в налоговую инспекцию письменным уведомлением. В уведомлении инспекция обязана подробно указать цель вызова организации. Форму уведомления ФНС утвердила приложением 2 к приказу от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628. Вызывать могут не только в ходе проверок, но и в других случаях. Такое право чиновникам дает НК.

Внимание

Не игнорируйте вызов уведомлением в налоговую инспекцию

За неявку по вызову налоговой инспекции предусмотрена административная ответственность.
По заявлению инспекции вам могут вынести предупреждение или оштрафовать должностных лиц организации, чаще руководителя, на сумму от 2000 до 4000 руб. (п. 1 ст. 19.4 КоАП).

Что включить в пояснения для налоговой инспекции

Закон не содержит требований к тому, как составить пояснения для налоговой инспекции. Документ составляйте в свободной форме. Однако включите в него следующие разделы:

Данные налогового органа и кому адресуете документ: наименование инспекции, Ф. И. О. и должность ее руководителя.
Реквизиты организации или ИП, которые дают пояснения: наименование, ИНН и КПП, адрес местонахождения и почтовой корреспонденции.
Дата и номер исходящих пояснений.
Заголовок, в котором напишите, что даете пояснения. Если напишете не «пояснение», а «письмо» или «сообщения», инспекторы могут посчитать, что не получали пояснений.
Ссылки на документ, на основании которого даете пояснения.
Ответ на вопрос налоговиков и аргументы в поддержку вашей позиции.
Информацию о лице, которое подписывает пояснения: Ф. И. О., должность, на основании чего действует. Это может быть устав или доверенность. В случае, когда документ подписывает представитель по доверенности, приложите ее к пояснениям.

ПРИМЕР

Как объяснить расхождения в декларациях по налогу на прибыль и НДС

1. Сообщите инспекторам, что в отчетности нет ошибок.
2. Опишите, почему возникли расхождения.
3. Перечислите операции, из-за которых база по НДС и доходы по налогу на прибыль отличаются. Если таких операций несколько, удобнее сделать таблицу. Поставьте ссылки на НК, которые объяснят разницу в подходах по учету налога на прибыль и НДС.

ПРИМЕР

Как дать пояснения по выплате дивидендов

1. Поясните, что выплачивали дивиденды пропорционально размеру долей участников в уставном капитале.
2. Укажите, что компания вправе была принимать решение о выплате дивидендов: собственники полностью оплатили уставный капитал, у организации нет признаков несостоятельности, стоимость чистых активов предприятия больше уставного капитала и резервного фонда, компания выплатила действительную стоимость доли или часть доли участнику в случаях, когда это обязательно по закону.
3. Отметьте, что перечислили дивиденды и налоги по ним в сроки согласно закону.
Напишите пояснения в произвольной форме, к ним приложите:
  • протокол общего собрания участников о распределении выплаченных дивидендов;
  • бухгалтерскую справку с расчетом дивидендов;
  • декларацию по налогу на прибыль;
  • справку по форме 6-НДФЛ;
  • платежные поручения по оплате дивидендов и налогов.

ПРИМЕР

Как дать пояснения по низкому уровню зарплаты

Чтобы обосновать низкий уровень зарплаты, обычно ссылаются на то, что организация:
  • начала свою деятельность недавно;
  • открывает новое направление деятельности, что требует значительных финансовых вложений;
  • меняет направление деятельности;
  • испытывает временные трудности из-за изменения рынка, роста конкуренции, снижения спроса на товары или услуги;
  • нанимает сотрудников на неполный рабочий день или по совместительству;
  • использует особую систему премирования, которая подразумевает разделение заработной платы на оклады и «бонусы» (премии), выплачиваемые в зависимости от эффективности работы и достигнутого результата.
К пояснениям приложите документы, которые подтвердят ваши объяснения, например:
  • штатное расписание;
  • приказы;
  • положение о премировании;
  • данные об объемах производства и продаж.

Оформите пояснения на официальном бланке организации или ИП.
Приложите к пояснениям дополнительные документы, которые подтвердят вашу позицию (п. 4 ст. 88 НК). Это могут быть, например:
  • договоры с дополнительными соглашениями;
  • первичные документы;
  • счета-фактуры;
  • документы по учету основных средств;
  • инвестиционные контракты.
Конкретный перечень дополнительных документов, которые усилят вашу позицию по пояснениям, зависит от причины их подачи. Подтвердить отсутствие ошибок могут помочь внутренние расчеты и налоговые регистры. Объяснить уточненную декларацию – первичные документы и договоры к ним. Обосновать налоговые льготы можно с помощью документов, на основании которых их предоставляют: контракты, подтверждение кодов деятельности по ОКВЭД и т. п.

Примеры пояснений в налоговую инспекцию

По всем отчетам, кроме декларации по НДС, подать письменные пояснения можно в произвольной форме – на бумаге или в электронном виде (письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-02-08/54231). Особенность пояснений по НДС в том, что ответить на требование нужно в электронном виде (абз. 4 п. 3 ст. 88 НК). Электронные пояснения к декларации по НДС составьте в специальном формате. К пояснениям можно приложить выписки из регистров налогового или бухгалтерского учета, а также другие подтверждающие документы.

Пояснения о реальности сделки - скачать
Пояснения о причинах низкого уровня зарплаты: рост затрат, снижение спроса - скачать
Пояснения, почему большой вычет по НДС - скачать
Пояснения, почему прямые расходы больше выручки от реализации - скачать
Пояснения по зарплате ниже МРОТ - скачать
Пояснения, почему выручка в декларации по НДС не совпадает с данными по расчетному счету - скачать
Пояснения, почему выручка в декларации по НДС не совпадает с данными бухгалтерского учета - скачать
Пояснения, почему доходы в декларации по налогу на прибыль и в отчете о финансовых результатах отличаются - скачать
Пояснения о причинах снижения зарплаты сотрудникам. Отменили премии - скачать
Пояснения, почему доходы в декларации по УСН расходятся с данными по расчетному счету - скачать
Ответ на запрос ИФНС о прогнозе налоговых платежей - скачать
Пояснения, чтобы подтвердить реальность адреса в ЕГРЮЛ – скачать

Как подать пояснения в налоговую инспекцию
Пояснения в инспекцию можно подать несколькими способами. Конкретный вариант зависит от вида налогового контроля и удобства для налогоплательщика.

Основные способы, как вы можете подать пояснения:

  • в бумажном виде лично в инспекцию;
  • по почте;
  • в электронном виде по ТКС.

При камеральной налоговой проверке документы можно представить в бумажном или электронном виде.

Например, при спорах о льготах вы вправе в качестве пояснения представить в электронной форме реестр подтверждающих документов (абз. 2 п. 6 ст. 88 НК).

Отправьте пояснения через электронный документооборот с налоговой, если инспекторы прислали требование в рамках камеральной проверки НДС (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 174 НК).

Когда пояснения потребовали при проверке других ответов, выберите, как удобнее отправить документы: электронно или на бумаге (письмо ФНС от 11.01.2018 № АС-4-15/192@, письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-02-08/54231).

При налоговом мониторинге документы, пояснения и информацию вы можете представить только в электронном виде. Порядок представления документов по телекоммуникационным каналам связи ФНС утвердила приказом от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448.


«Пояснения в налоговую инспекцию: как составить и подать». Е. Белова
© Материал из Справочной системы «Генеральный директор».
Подробнее: https://1gd.ru/#/document/16/117728/bssPhr2/?of=copy-d026bb0ec4